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广东省钟南山医学基金会志愿服务队工作规则

发表时间:2022-03-04 09:04:24    浏览次数:1134

广东省钟南山医学基金会志愿服务队工作规则

(2021年12月30日第二届理事会第十七次会议审议通过,2022年11月15日第三届理事会第二次会议修订审议)


为加强广东省钟南山医学基金会(以下简称“基金会”)志愿服务能力发展,推动基金会志愿服务队(以下简称“服务队”) 专业化、规范化、制度化管理,根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国基金会会法》《志愿服务条例》《广东省钟南山医学基金会章程》《广东省钟南山医学基金会志愿服务管理办法》等有关规定,结合本会实际情况,制定本工作规则。


第一章  总则

第一条  基金会设立服务队,是基金会对相应领域志愿者管理和志愿服务活动的基本单位,由基金会公益部对接管理,负责协调、指引、监督工作。提倡具有相同服务意向和志趣爱好的志愿者,组成相应领域的志愿服务队,独立自主地开展基金会业务范围内公益志愿服务。


第二条  服务队开展志愿服务活动,应当本着民主、平等、尊重、志愿和自律的原则。


第三条  志愿服务队职责

(一)制定基金会业务范围内开展专业服务领域志愿服务活动内容;

(二)申请立项或承接、执行基金会公益项目(活动),组织志愿者开展相应服务领域的公益志愿服务,进行策划筹备、资源筹措、执行协调、后勤保障等服务;

(三)服务队内部管理,年度规划与财务预算、志愿者吸纳与除名、核心成员选举、基础培训、嘉许等工作

(四)配合基金会公益部进行志愿服务规范与管理;

(五)基金会授权行使的其他事项。


第二章 服务队成立

第四条  志愿服务队的名称。服务队的名称必须经基金会批准,服务队的名称应是唯一的。服务队不能以行政地域、行业命名,尽量使用体现公益、慈善或其他积极正面意义的名称。志愿服务队的统一名称规范:广东省钟南山医学基金会XX志愿服务队。


第五条 服务队成立应当具备以下条件:

(一)创队召集人为基金会注册志愿者,为基金会理事、兼职副秘书长或专职工作人员(适当者条件可放宽),对志愿服务或在基金会业务范围内开展志愿工作有专业领域经验,对基金会制度、文化及运营流程有一定了解;

(二)创队召集人参与基金会志愿服务工作超过一年,或上年度参加志愿服务不少于5次,优秀人员可适当放宽条件;

(三)服务队成立需提交申请材料,递交基金会公益部审核,呈批秘书长、理事长审批;

(四)服务队筹备前期注册志愿者人数不少于3人,成立后注册志愿者时不少于10人;

(五)服务队需申请立项或承接、执行基金会公益项目(活动),规范开展志愿服务工作,每年开展志愿服务活动不少于4场,做好活动报备和资料档案管理。


第六条  创建服务队指引流程

(一)创队召集人准备申请材料

1.广东省钟南山医学基金会志愿服务队成立申请表;

2.广东省钟南山医学基金会志愿服务队花名册;

3.年度志愿服务队年度活动纲要和运营计划;

4.志愿服务队年度活动经费预算(如有);

5.志愿服务队服务承诺书;

6.服务队候任队长身份证复印件与简历。

(二)基金会对筹备服务队面谈

就服务队筹备意愿、价值观、预期开展志愿服务等方面,基金会公益部、秘书长和(或)理事长与创队召集人、创队核心成员面谈工作并记录情况。

(三)基金会审批

申请资料递交后,经基金会公益部呈批,秘书长、理事长(理事会)审核批示;

(四)志愿服务队成立备案

审批通过后,由基金会公益部备案,并提交相关资料于志愿服务注册平台申请。申请成功,可对服务队发正式成立通知并提供平台运营资格。


第七条 服务队在正式成立之前除筹备会议外,不得以服务队名义对外开展志愿服务活动。


第八条 凡不符合条件者或者其创队价值观明显与基金会理念相悖的,将有权不批准其创队申请。


第三章 服务队成员与职责

第九条 服务队成员由服务队招募志愿者组成,其中包括服务队管理团队、核心成员、其他志愿者。


第十条 服务队管理团队,由队长、副队长、秘书组成。核心成员由基金会管理团队成员、顾问、执行队长以及其他职务组成。


第十一条 队长职责

(一)负责服务队内部管理;

(二)决定服务队组织架构人员名单与工作安排;

(三)制定年度服务队工作规划及财务预算,决定服务队的重大事项;

(四)组织、开展服务队志愿服务工作;

(五)负责统筹服务队对外拓展、媒体宣传、基层培训等工作

(六)定期组织召开服务队工作会议;

(七)配合基金会公益部进行志愿服务规范与管理,定期汇报服务队工作;

(八)基金会授权行使的其他事项。


第十二条  副队长

(一)协助队长开展各项工作,执行队长所交付的任务;

(二)在队长因故无法履行职责时,代替队长履行其职责;

(三)组织服务队发展、保留、新服务队发展、督导财务等工作;

(四)助力服务队活动开展、对外拓展、媒体宣传、基层培训、财务管理等工作。

(五)服务队队长授权行使的其他事项。


第十三条  秘书职责

(一)在服务队管理团队支持下,负责服务队事务工作。

(二)协助队长、副队长开展相关工作;

(三)志愿服务提交审批、备案、宣传、后勤保障、财务等工作;

(四)保管服务队档案资料。

(五)服务队队长授权行使的其他事项。


第十四条  其他职务由服务队内部制定,需提交基金会公益部备案。


第四章 服务队年限与成员委任

第十五条  服务队服务年限。服务队授权开展志愿服务年限自成立日期起为期一年。服务队按规定每年提出续期申请,审批通过可继续延长年限,每次申请可延长一年。


第十六条  成员委任与续任。服务队设立队长一名,由基金会委任,为基金会理事、兼职副秘书长或专职工作人员(适当者可放宽条件),任期一年。在任期结束后需连同服务队续期提交队长续聘申请,通过后可连任;服务队可设立副队长一至三名、秘书一名、其他职务若干名,不设执行队长,由服务队内部决议委任,队长提交名单,任期一年。队长需提交在服务队续期申请通过后,可提出连任。


第五章 服务队内部管理 

第十七条  志愿者招募

服务队根据所属相应志愿服务需求,明确招募志愿者数量、要求和服务内容,对在志愿服务过程中可能出现的风险做必要告知和说明。拟招募志愿者需确认其参与动机与目的,确保人员可信性。招募通知可通过媒体、网络和其他有效方式发布。


第十八条  志愿者注册

志愿者达到基金会志愿者申请条件,由服务队收集志愿者基本信息后审核,上报至基金会登记备案,并指引志愿者至志愿者服务平台注册,加入相应服务队,并在服务队花名册更新人员状态,成为基金会志愿者。


第十九条  志愿者退出与注销

志愿者自愿退出,由服务队收集其书面申请,经内部同意后在志愿者管理平台移除其归属,交基金会公益部备案。志愿者注销。按照基金会志愿服务管理办法规定,基取消其志愿者资格,并办理退出注销手续。


第二十条  志愿者培训

服务队应重视志愿者培训工作。志愿者均应参与志愿者基础培训后按照基金会志愿者注册流程方可加入相应志愿队伍,服务队应根据服务需要和队伍的实际情况,经常组织或参与相关志愿服务培训。


第二十一条  时数登记

服务队需掌握志愿者管理平台操作,安排专人运营,在平台实时、有效发布活动信息,组织志愿者签到、签退,记录服务时数。


第二十二条  后勤保障

服务队在开展志愿服务过程要为志愿者提供必要的物质、安全保障,如购买意外保险、提供保护措施等,在活动组织中要注意避免意外事故发生;妥善使用和保管志愿者服装、证件和志愿者标志。


第二十三条  会议制度

服务队内部管理可采取核心成员会议、全体工作会议、专题会议等形式的会议制度,每年不少于两次。会议讨论服务队核心工作、重大事项、发展决策、筹资拓展、各项活动策划与开展等事宜。服务队核心成员一般不得无故缺席会议,因故不能出席的必须向秘书报备,累计一次无故不到会者视为自动放弃服务队职务资格。

服务队内部应针对开展公益项目每年组织不少一次总结分享交流会,总结计划服务队内部工作开展情况。


第二十四条  内部决策

服务队决议事项采取民主集中制的原则,服务队全体工作会议必须有二分之三(含)以上队内成员出席才能举行。需以投票方式作出决定时,须经与会2/3以上(含2/3)同意方可通过;核心成员会议作出决定时,须经与会成员2/3以上(含2/3)同意方可通过。决议采取不记名投票。若参会人员因故不能出席会议,须在会前1天内提出,增加意见可用书面形式表达。重要议题表决时,未到会参会人员不能委托其他成员代为投票表决。


第六章  服务队事务管理

第二十五条  活动开展与报备

服务队需申请立项或承接、执行基金会公益项目或具体活动。服务队开展公益项目需提交《广东省钟南山医学基金会公益项目立项申请书》进行立项;活动开展前需提交《活动审批表》进行审批。附上相关资料,递交至基金会公益部评估项目/活动可行性,呈批秘书长、理事长审批。审批结果由公益部告知情况并备案。

服务时应根据要求规范穿着服装、佩戴标识,规范开展相应志愿服务。结束后三个工作日内,活动负责人需告知基金会公益部活动开展情况,进行活动后备案。

若公益项目开展,过程期间需定期向基金会汇报工作。项目开展期间阶段性提交《广东省钟南山医学基金会公益项目中期/阶段性报告》、项目结束前需提交《广东省钟南山医学基金会公益项目结项报告》及其相关附件。


第二十六条  档案管理

活动负责人收集整理管理志愿服务活动素材、会议记录、照片视频、志愿者登记等相关志愿服务档案管理资料,志愿服务队需自行存档电子版资料,并于活动后一周内对把纸质版和电子版资料交至基金会公益部存档备案。


第二十七条  服务宣传

(一)服务队身份仅在开展志愿服务过程亮出志愿者骨干身份,未经允许不得对外宣传露出。

(二)服务队开展志愿服务所设计宣传材料(包括但不限于服务队标志、宣传手册、横幅、宣传单、照片等)需包括基金会和(或)服务队名称与标志,且在发布相关宣传材料前或组织开展活动前,有相关宣传材料及方案须经基金会公益部同意后方可发布。未经同意,不能进行无关活动、宣传或其他商业行为。若开展志愿服务严重危害基金会品牌和利益行为,造成直接或者间接损失将对涉及方提出赔偿诉讼要求。


第二十八条  经费使用

服务队筹集经费,应通过捐赠方式至基金会志愿服务或具体公益项目专项使用,并按照基金会财务管理规定递交资料申请活动经费,配合做好经费冲账、报账、审计工作。


第二十九条  行政事务

服务队开展志愿服务过程需要申请物料申请,应当提前至少三个工作日递交公益部进行申请;涉及用章,需提前三个工作日交公益部审核,并提交秘书长等进行审批,交基金会办公室盖章,服务队不得私自雕刻、修改公章,使用公章进行非法行为。


第三十条 风险评估

服务队开展志愿服务过程需考虑志愿服务事项的完整信息和潜在风险。基金会对服务队开展工作进行风险评估,提供解决与安全保障,以及告知可否继续实行,并应当给予说明。


第七章  合并、注销

第三十一条  志愿服务队合并、注销。凡具有以下行为之一的服务队,将由基金会公益部相关工作人员组织面谈,给予意见。若符合以下条件,建议服务队进行合并、注销,并向基金会公益部备案:

(一)存在以下情况,服务队可考虑合并:

1.志愿者人数少于3人;

2.志愿服务领域形式重复;

3.一年内未开展4次志愿服务活动但存在经费支持开展(特殊情况除外)。

(二)存在以下情况,服务队可考虑注销:

1. 违反国家有关法律法规、章程和本管理办法;

2. 未履行志愿服务义务,利用志愿服务队的身份从事营利或非法活动;

3. 一年内未开展过基金会志愿服务活动且没有经费支持开展(特殊情况除外);

4. 向基金会志愿者工作委员会提出书面申请,集体同意自愿退出或转队。


第三十二条 允许服务队核心成员因个人自身因素辞去职务,需于提前7个工作日以书面形式向基金会提出辞去职务的申请,公益部呈批秘书长、理事长,并备案。


第八章 考核、激励和表彰  

第三十三条 根据各服务队工作开展的实际情况,志愿服务队可推荐优秀志愿者参与评选;基金会公益部根据年度开展情况,对优秀志愿服务队进行嘉许鼓励,并推荐参与各级各类优秀志愿服务组织、优秀志愿者等评选;根据服务队的项目影响力、受益面、项目成效等综合因素,推荐参加各级各类优秀志愿服务项目评选。


第三十四条 各服务队根据服务队内部管理实际情况,对队伍骨干志愿者进行定期嘉许鼓励,开展志愿者嘉许活动,自行给予志愿者精神嘉许与物资福利。


第九章 监督与评估  

第三十五条 基金会公益部应当跟进服务队开展活动情况以及核心成员履行工作职责的情况。


第三十六条 志愿服务队应定期对向基金会公益部报告工作计划和总结;公益部负责人履行职责情况进行监督与评估。全体工作人员进行年度核心成员的评估,表决是否继续担任服务队核心成员。


第三十七条 监督与评估的主要内容包括:

(一)服务队开展志愿服务工作是否遵守相关法律、法规和基金会规范性流程的情况

(二)服务队内部管理与事务管理

(三)服务队对基金会品牌形象和业务影响力

(四)执行项目与活动开展情况

(五)基金会认为的其他评估内容


第三十八条  基金会应当按照国家有关规定为志愿服务队以及志愿服务相关提供保障措施。


第三十九条 服务队开展志愿服务时应尊重志愿者和志愿服务对象的权利,保守志愿者和志愿服务对象的个人隐私和商业秘密,不得向志愿服务对象收取或变相收取报酬。



第十章 附则

第四十条 本办法自2021年12月30日第二届理事会第十七次会议审议通过,2022年11月15日第三届理事会第二次会议修订通过后生效,其修改、变更、解释权属于广东省钟南山医学基金会;


第四十一条 各志愿服务队按照本办法执行,并根据自身需求制定工作规则。


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