广东省钟南山医学基金会档案管理制度

广东省钟南山医学基金会档案管理制度

第一章    总  则

第一条  为规范广东省钟南山医学基金会资料归档管理，依法保障基金会合法权益，根据《基金会管理条例》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案条例》、《广东省民政厅、广东省档案局关于社会组织档案工作的指引》等相关法律法规以及本基金会章程，特制定本制度。

第二条  本办法所称档案是指本基金会在登记、变更、注销及运营、社会服务等活动中形成，具凭证和查考价值的各种形式、载体的文件素材，包括但不限于各类纸质文书材料、照片、录音、录像、视频、电子文档、实物等形式的素材。

第三条  本基金会在工作过程中形成的各种有保存价值的文件资料，均须按照归档范围、归档时间、归档份数、归档要求等及时进行分类立卷归档，确保档案的真实、准确、完整、系统、安全。

第二章    档案管理原则

第四条  秘书处指定专人专职专责负责档案管理，包括电子档案在内，职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规、方针政策，建立健全各项规章制度；对档案资料进行归档、汇编、保存、查询，并提供查阅使用服务。

第五条  秘书处指定办公室专人专职专责负责档案日常管理、财务部专人专职专责负责财务档案管理，包括档案资料的收集、整理、汇编、保管、检索、使用，等等。

第三章    档案收集管理

第六条  坚决执行部门收集、管理文件材料的制度。

第七条  各部门须建立健全归卷制度，按部门业务范围及当年任务安排，管理日常文档。

第八条  公文承办人员须及时将办理完毕或经领导批示的文件材料收集齐全、加以整理，送交部门归卷。

第九条  凡本基金会缮印发出的公文，一律由办公室指定专人统一收集管理。

第十条  若一项工作由若干部门共同参与办理的，在工作过程中形成的文件材料、会议文件由主办部门收集归卷。    

第十一条  各部门对遗、漏、残、缺的档案，采取相应不同措施，收集齐全。

第十二条  实物、电子档案均照《广东省钟南山医学基金会档案编码规则》（后附）进行整理归档。

第四章    归档范围及保管期限

第十三条  归档范围包括运营管理上的文书档案、公益捐赠接收和使用方面的文书档案、会计档案、荣誉档案、照片档案等。

第十四条 运营管理方面文书档案的归档范围及保管期限：

（一）组织设立、变更、注销登记材料,章程、印章启用等材料，保管期限永久；

（二）理事会会议记录、纪要，会议通知、议程、名单、决定等材料，以及换届选举大会签到表、选票、决定、决议、会议记录等，保管期限永久；

（三）办公会议、行政会议、专题工作会议等的记录、纪要及通知、议程、决定等材料，保管期限永久；

（四）组织内机构设置、业务职能、发展规划、内部管理制度等资料，保管期限永久；

（五）工作计划、总结，信息、通讯、大事记、宣传册等资料，保管期限永久；

（六）财务管理文件材料、审计报告等，保管期限永久；

（七）专职工作人员、兼职人员、委员会专家等人员招录、登记、聘用、任免、辞退等人事管理资料，保管期限永久；

（八）党、团组织建设与工会、妇联及外事活动等方面的工作资料，保管期限永久；

（九）社会组织等级评估、先进评选等方面相关的材料，保管期限永久；

（十）政府职能转移承接、服务购买方面的材料，保管期限永久；

（十一）年度检查、备案材料，保管期限永久；

（十二）领导视察、检查、指导，以及相关单位或个人交流、访问等活动的资料，保管期限30年；

（十三）在接受登记管理机关、业务指导单位及有关职能部门监督检查时提供的资料，保管期限30年；

（十四）与金融机构（银行、保险、证券、基金管理等）、中介机构（会计、审计、法律事务所等）及其他组织往来等方面的资料，保管期限30年；

（十五）与有关单位或个人签订的合同、协议书、意向书、备忘录等，保管期限30年；

（十六）在资产管理、财务管理及安全保卫、后勤保障等方面的事务材料，保管期限30年；

（十七）接收社会捐助、资助形成的材料，保管期限30年；

（十八）提供公益性社会服务形成的材料，保管期限30年；

（十九）各类媒体报道本基金会情况的材料，保管期限30年；

（二十）在运营管理方面产生的其他材料，保管期限30年；

（二十一）信息公布过程中形成的材料，保管期限30年；

（二十二）在媒体公布的年度工作报告及其他信息的情况和记录，保管期限30年；

（二十三）组织募捐、开展公益资助活动前后，以及在本基金会网站和其他媒体上公布收支明细的情况、记录，保管期限30年；

（二十四）内部制度公布的情况、记录，保管期限30年；

（二十五）接收捐赠人查询的情况、记录，保管期限30年。

第十五条  公益捐赠的接收和使用方面文书档案的归档范围及保管期限：

（一）募捐公告、捐赠协议、受赠物品清册、受赠资产价值价格评估材料，保管期限永久；

（二）义演、义赛、义卖、义展等募捐活动的实施方案、通知、讲话稿、验收报告、新闻稿等材料，保管期限永久；

（三）公益资助项目的申请、评审和使用监督材料，包括资助协议、协议解除材料及资助人、资助项目评估材料等，保管期限永久；

（四）公益捐赠和资助的统计、分析等材料，保管期限永久；

（五）在交易、合作及保值增值等活动中形成的材料，保管期限30年；

（六）依法拍卖或变卖受捐物资过程中形成的材料，保管期限30年；

（七）公益捐赠的接受和使用方面形成的其他材料，保管期限30年。

第十六条  会计档案的归档范围及保管期限：

（一）会计年报，保管期限永久；

（二）会计账簿，包括银行日记账、现金日记账及总账、明细账等，保管期限25年；

（三）会计原始凭证、记账凭证，保管期限15年；

（四）其他会计材料，保管期限5年。

第十七条  荣誉档案的归档范围及保管期限：

（一）社会团体登记管理机关、业务指导单位及有关职能部门颁发的奖牌、奖旗、证书等，保管期限永久；

（二）行业商（协）会等社会团体颁发的奖牌、奖旗、证书等，保管期限永久；

（三）从事社会服务、志愿活动获得的表彰、奖励等实物，保管期限永久；

（四）管理、服务、交流活动获得的其他纪念品、礼品，保管期限30年。

第十八条  照片档案的归档范围及保管期限：

（一）中央、省、市、县领导莅临检查、视察的照片，保管期限永久；

（二）登记管理机关、业务指导单位及有关职能部门莅临调研、指导的照片，保管期限永久；

（三）运营管理、社会交流活动的其他照片，保管期限永久。

第五章    档案归类

第十九条  行政档案

（一）上级主管部门及其他单位相关往来文件；

（二）自行制定的各种文件、理事会记录及通知；

（三）自行出具的请示、报告、函复等文件；

（四）专职、兼职人员、志愿者、专家委员会等人员的简历及相关资料；

（五）各类工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；

（六）会议材料，包括通知、决议、会议纪要等；

（七）与有关单位签订的合同、协议、委托书等文件材料；

（八）基金会历史沿革、大事记及反映重大活动的报道、照片、录音、录像、视频等。

第二十条  财务档案

（一）日常支出财务报销凭证、审批手续及报表；

（二）捐赠收据等单据；

（三）预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。

第二十一条  项目档案

（一）一般公益项目及小额项目存档清单

1、项目建议书、项目概要、法人资格证书复印件及申领时提供的辅证材料；

2、项目考察表；

3、项目评审意见；

4、项目资助协议；

5、项目实施过程中阶段性报告；

6、项目实施过程中的财务报表；

7、项目管理过程记录，含各阶段检查表；

8、项目实施过程交流材料；

9、项目评估评定意见。

（二）项目专项活动档案存档清单

1、专项活动封面、目录；

2、活动准备的所有打印材料；

3、活动使用的所有印刷材料；

4、活动过程中的文字资料，如会议速记等。

（三）项目管理及制度汇编存档清单

1、专项活动封面、目录；

2、不同项目建议书、项目概要版本的模板；

3、项目工作表格，如考察表、检查表、检测记录表、评估指标等；

4、工作流程图；

5、工作手册；

6、项目申请指南；

7、相关印刷品等等。

（四）其他项目视档案资料实际情况，按存档原则进行严格管理

第二十二条  传播资料档案

（一）各类物品制作及印刷品；

（二）媒体报道剪报；

（三）照片、影片、录音、录像、视频等；

（四）资助项目传播素材。

第五章    电子信息化建设

第二十三条  电子上传档案与实物档案须保持完全一致，相互映衬，可对照查看。

第二十四条  基金会采用“云之家”系统进行档案信息化管理。

第二十五条  秘书处指定专人管控“云之家”系统，兼顾办公室归档资料上传，同时根据需要放置权限他部门专定人员上传本部门归档资料。

第二十六条  电子上传档案与实物档案发挥作用一样，具同等法律效力。

第六章    立  卷

第二十七条  为统一立卷规范，保证案卷质量，由相关部门配合立卷工作，办公室负责组卷、编目。

第二十八条  案卷质量总要求：遵循文件形成的规律、特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十九条  归档文件材料的种数、份数及每份文件的页数，均须齐全完整。

第三十条  在归档文件材料中，须将每份文件原件与附件、请示与批复、转发文件与原文件及多种文字形成的同一文件，分别放在一起，不得分开。

第七章    档案的销毁

第三十一条  对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

第三十二条  办理销毁手续，须经理事会审议批准登记后，方可销毁。

第八章    档案的借阅

第三十三条  案卷一般仅供在基金会办公室阅看，立卷的文件、资料可外借,外借须办理登记手续。

第三十四条  借阅期限不得超过14天，到期归还；如需再借，须办理续借手续。

第三十五条  借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性、整洁性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。交还借阅档案时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，须及时上报主管领导，批示处理。

第三十六条  外单位借阅档案，须持有单位介绍信，经秘书长批准后，方可借阅，且不得带出基金会办公室。

第九章    附  则

第三十七条  本制度经本基金会理事会审议通过，自公布之日起施行。