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广东省钟南山医学基金会 档案管理制度

发表时间:2021-07-02 14:37:17    浏览次数:42

第一章      

    第一条  为规范广东省钟南山医学基金会资料归档管理,依法保障基金会合法权益,根据《基金会管理条例》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案条例》、《广东省民政厅、广东省档案局关于社会组织档案工作的指引》等相关法律法规以及本基金会章程,特制定本制度。

第二条  本办法所称档案是指本基金会在登记、变更、注销及运营、社会服务等活动中形成,具凭证和查考价值的各种形式、载体的文件素材,包括但不限于各类纸质文书材料、照片、录音、录像、视频、电子文档、实物等形式的素材。

第三条  本基金会在工作过程中形成的各种有保存价值的文件资料,均须按照归档范围、归档时间、归档份数、归档要求等及时进行分类立卷归档,确保档案的真实、准确、完整、系统、安全。

 

第二章    档案管理原则

第四条  秘书处指定专人专职专责负责档案管理,包括电子档案在内,职责包括:贯彻执行档案工作法律、法规、方针政策,建立健全各项规章制度;对档案资料进行归档、汇编、保存、查询,并提供查阅使用服务。

第五条  秘书处指定办公室专人专职专责负责档案日常管理、财务部专人专职专责负责财务档案管理,包括档案资料的收集、整理、汇编、保管、检索、使用,等等。

 

第三章    档案收集管理

第六条  坚决执行部门收集、管理文件材料的制度。

第七条  各部门须建立健全归卷制度,按部门业务范围及当年任务安排,管理日常文档。

第八条  公文承办人员须及时将办理完毕或经领导批示的文件材料收集齐全、加以整理,送交部门归卷。

第九条  凡本基金会缮印发出的公文,一律由办公室指定专人统一收集管理。

第十条  若一项工作由若干部门共同参与办理的,在工作过程中形成的文件材料、会议文件由主办部门收集归卷。    

第十一条  各部门对遗、漏、残、缺的档案,采取相应不同措施,收集齐全。

第十二条  实物、电子档案均照《广东省钟南山医学基金会档案编码规则》(后附)进行整理归档。

 

第四章    归档范围及保管期限

第十三条  归档范围包括运营管理上的文书档案、公益捐赠接收和使用方面的文书档案、会计档案、荣誉档案、照片档案等。

第十四条 运营管理方面文书档案的归档范围及保管期限:

(一)组织设立、变更、注销登记材料,章程、印章启用等材料,保管期限永久;

(二)理事会会议记录、纪要,会议通知、议程、名单、决定等材料,以及换届选举大会签到表、选票、决定、决议、会议记录等,保管期限永久;

(三)办公会议、行政会议、专题工作会议等的记录、纪要及通知、议程、决定等材料,保管期限永久;

(四)组织内机构设置、业务职能、发展规划、内部管理制度等资料,保管期限永久;

(五)工作计划、总结,信息、通讯、大事记、宣传册等资料,保管期限永久;

(六)财务管理文件材料、审计报告等,保管期限永久;

(七)专职工作人员、兼职人员、委员会专家等人员招录、登记、聘用、任免、辞退等人事管理资料,保管期限永久;

(八)党、团组织建设与工会、妇联及外事活动等方面的工作资料,保管期限永久;

(九)社会组织等级评估、先进评选等方面相关的材料,保管期限永久;

(十)政府职能转移承接、服务购买方面的材料,保管期限永久;

(十一)年度检查、备案材料,保管期限永久;

(十二)领导视察、检查、指导,以及相关单位或个人交流、访问等活动的资料,保管期限30年;

(十三)在接受登记管理机关、业务指导单位及有关职能部门监督检查时提供的资料,保管期限30年;

(十四)与金融机构(银行、保险、证券、基金管理等)、中介机构(会计、审计、法律事务所等)及其他组织往来等方面的资料,保管期限30年;

(十五)与有关单位或个人签订的合同、协议书、意向书、备忘录等,保管期限30年;

(十六)在资产管理、财务管理及安全保卫、后勤保障等方面的事务材料,保管期限30年;

(十七)接收社会捐助、资助形成的材料,保管期限30年;

(十八)提供公益性社会服务形成的材料,保管期限30年;

(十九)各类媒体报道本基金会情况的材料,保管期限30年;

(二十)在运营管理方面产生的其他材料,保管期限30年;

(二十一)信息公布过程中形成的材料,保管期限30年;

(二十二)在媒体公布的年度工作报告及其他信息的情况和记录,保管期限30年;

(二十三)组织募捐、开展公益资助活动前后,以及在本基金会网站和其他媒体上公布收支明细的情况、记录,保管期限30年;

(二十四)内部制度公布的情况、记录,保管期限30年;

(二十五)接收捐赠人查询的情况、记录,保管期限30年。

第十五条  公益捐赠的接收和使用方面文书档案的归档范围及保管期限:

(一)募捐公告、捐赠协议、受赠物品清册、受赠资产价值价格评估材料,保管期限永久;

(二)义演、义赛、义卖、义展等募捐活动的实施方案、通知、讲话稿、验收报告、新闻稿等材料,保管期限永久;

(三)公益资助项目的申请、评审和使用监督材料,包括资助协议、协议解除材料及资助人、资助项目评估材料等,保管期限永久;

(四)公益捐赠和资助的统计、分析等材料,保管期限永久;

(五)在交易、合作及保值增值等活动中形成的材料,保管期限30年;

(六)依法拍卖或变卖受捐物资过程中形成的材料,保管期限30年;

(七)公益捐赠的接受和使用方面形成的其他材料,保管期限30年。

第十六条  会计档案的归档范围及保管期限:

(一)会计年报,保管期限永久;

(二)会计账簿,包括银行日记账、现金日记账及总账、明细账等,保管期限25年;

(三)会计原始凭证、记账凭证,保管期限15年;

(四)其他会计材料,保管期限5年。

第十七条  荣誉档案的归档范围及保管期限:

(一)社会团体登记管理机关、业务指导单位及有关职能部门颁发的奖牌、奖旗、证书等,保管期限永久;

(二)行业商(协)会等社会团体颁发的奖牌、奖旗、证书等,保管期限永久;

(三)从事社会服务、志愿活动获得的表彰、奖励等实物,保管期限永久;

(四)管理、服务、交流活动获得的其他纪念品、礼品,保管期限30年。

第十八条  照片档案的归档范围及保管期限:

(一)中央、省、市、县领导莅临检查、视察的照片,保管期限永久;

(二)登记管理机关、业务指导单位及有关职能部门莅临调研、指导的照片,保管期限永久;

(三)运营管理、社会交流活动的其他照片,保管期限永久。

 

第五章    档案归类

第十九条  行政档案

    (一)上级主管部门及其他单位相关往来文件;

    (二)自行制定的各种文件、理事会记录及通知;

    (三)自行出具的请示、报告、函复等文件;

    (四)专职、兼职人员、志愿者、专家委员会等人员的简历及相关资料;

    (五)各类工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等;

    (六)会议材料,包括通知、决议、会议纪要等;

    (七)与有关单位签订的合同、协议、委托书等文件材料;

    (八)基金会历史沿革、大事记及反映重大活动的报道、照片、录音、录像、视频等。

第二十条  财务档案

    (一)日常支出财务报销凭证、审批手续及报表;

    (二)捐赠收据等单据;

    (三)预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。

第二十一条  项目档案

(一)一般公益项目及小额项目存档清单

1、项目建议书、项目概要、法人资格证书复印件及申领时提供的辅证材料;

2、项目考察表;

3、项目评审意见;

4、项目资助协议;

5、项目实施过程中阶段性报告;

6、项目实施过程中的财务报表;

7、项目管理过程记录,含各阶段检查表;

8、项目实施过程交流材料;

9、项目评估评定意见。

(二)项目专项活动档案存档清单

1、专项活动封面、目录;

2、活动准备的所有打印材料;

3、活动使用的所有印刷材料;

4、活动过程中的文字资料,如会议速记等。

(三)项目管理及制度汇编存档清单

1、专项活动封面、目录;

2、不同项目建议书、项目概要版本的模板;

3、项目工作表格,如考察表、检查表、检测记录表、评估指标等;

4、工作流程图;

5、工作手册;

6、项目申请指南;

7、相关印刷品等等。

(四)其他项目视档案资料实际情况,按存档原则进行严格管理

第二十二条  传播资料档案

(一)各类物品制作及印刷品;

(二)媒体报道剪报;

(三)照片、影片、录音、录像、视频等;

(四)资助项目传播素材。

 

第五章    电子信息化建设

第二十三条  电子上传档案与实物档案须保持完全一

致,相互映衬,可对照查看。

第二十四条  基金会采用“云之家”系统进行档案信息化管理。

第二十五条  秘书处指定专人管控“云之家”系统,兼顾办公室归档资料上传,同时根据需要放置权限他部门专定人员上传本部门归档资料。

第二十六条  电子上传档案与实物档案发挥作用一样,具同等法律效力。

 

第六章      

第二十七条  为统一立卷规范,保证案卷质量,由相关部门配合立卷工作,办公室负责组卷、编目。

第二十八条  案卷质量总要求:遵循文件形成的规律、特点,保持文件间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十九条  归档文件材料的种数、份数及每份文件的页数,均须齐全完整。

第三十条  在归档文件材料中,须将每份文件原件与附件、请示与批复、转发文件与原文件及多种文字形成的同一文件,分别放在一起,不得分开。

 

第七章    档案的销毁

第三十一条  对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存。

第三十二条  办理销毁手续,须经理事会审议批准登记后,方可销毁。

 

第八章    档案的借阅

第三十三条  案卷一般仅供在基金会办公室阅看,立卷的文件、资料可外借,外借须办理登记手续。

第三十四条  借阅期限不得超过14天,到期归还;如需再借,须办理续借手续。

第三十五条  借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性、整洁性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。交还借阅档案时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,须及时上报主管领导,批示处理。

第三十六条  外单位借阅档案,须持有单位介绍信,经秘书长批准后,方可借阅,且不得带出基金会办公室。

 

第九章      

第三十七条  本制度经本基金会理事会审议通过,自公布之日起施行。

 

附:广东省钟南山医学基金会编码规则


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